Was macht ein Datenschutzbeauftragter?
Der Datenschutzbeauftragte berät die Geschäftsleitung in allen Bereichen des Datenschutzes, achtet auf die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und macht Vorschläge zur Verbesserung des Datenschutzniveaus bei der verantwortlichen Stelle. Ein Weisungsrecht gegenüber der Geschäftsleitung hat der Datenschutzbeauftragte nicht. Bei dem Datenschutzbeauftragten wird ein Verzeichnis sämtlicher Verarbeitungsprozesse für personenbezogene Daten der jeweils verantwortlichen Stelle geführt. Nach dem Wortlaut des BDSG hat die Geschäftsleitung eine solche
Verarbeitungsübersicht zu erstellen und dem Datenschutzbeauftragten zu übergeben. In der Praxis erstellt der Datenschutzbeauftragte diese Übersicht häufig selbst oder unterstützt und berät die Mitarbeiter vor Ort bei der Erstellung.
Neben den Verarbeitungen selbst muss in der Verarbeitungsübersicht auch dokumentiert werden, welche Maßnahmen die Stelle zum Schutz der personenbezogenen Daten ergriffen hat. Es ist Aufgabe des Datenschutzbeauftragten zu prüfen, ob die Schutzmaßnahmen für die personenbezogenen Daten ausreichend sind. Die Geschäftsleitung soll den Datenschutzbeauftragten bei der Einführung neuer Verarbeitung en von personenbezogenen Daten einbeziehen und ihm Gelegenheit zur Stellungnahme geben. Sind besonders sensible personenbezogene Daten betroffen (z.B. solche über die Gesundheit, die politische Überzeugung oder die sexuelle Orientierung - § 3 Abs. 9 BDSG), so ist eine Vorabkontrolle durch den Datenschutzbeauftragten zwingend vorgesehen (§ 4d Abs. 5, 6 BDSG). Der Datenschutzbeauftragte hat dafür zu sorgen, dass Geschäftsleitung und Mitarbeiter ein Bewusstsein für den Datenschutz entwickeln. Dies wird in der Regel durch Schulungen und/oder regelmäßige Informationsschreiben erreicht.
Mindestens einmal pro Jahr erstellt der Datenschutzbeauftragte für die Geschäftsleitung einen Datenschutzbericht, in dem die Datenschutzvorfälle des Berichtszeitraumes dargestellt werden und ein Ausblick auf die in naher Zukunft aus Sicht des Datenschutzbeauftragten erforderlichen Maßnahmen erfolgt.
